O que é e quando deve ser feita a nota fiscal de estorno?

A nota fiscal de estorno — ou nota fiscal de ajuste —, é um documento emitido pela empresa quando a NFe foi emitida, mas a mercadoria não circulou e o prazo de 24 horas para realizar o cancelamento da NFe expirou — limite de tempo determinado pelo Ato COTEPE ICMS n.º 13/2010 e n.º 35/10.

Nesse caso, não ocorreu o fato gerador dos tributos (acontecimento que gera a obrigação de pagar os impostos) e, portanto, é necessário estornar a nota fiscal para evitar problemas como:

• pagamento excessivo de impostos: se a nota não for cancelada, a empresa terá que considerar a venda na contabilização dos impostos daquele mês;
• inconsistência de mercadorias no estoque: quando uma nota fiscal é emitida, os órgãos fiscalizadores consideram que a mercadoria saiu do estabelecimento, gerando divergências nas declarações da empresa.

A emissão da nota fiscal de ajuste compensará o imposto pago pela organização, bem como fará com que o Fisco considere que o produto retornou ao estoque.

Entretanto, não é diante de qualquer situação que essa nota pode ser emitida. Para tal ação, será necessário que os seguintes requisitos sejam preenchidos:

• a nota fiscal deve estar com seu uso autorizado — a situação de cada documento pode ser conferida no portal oficial da NFe;
• a circulação da mercadoria ou prestação de serviço não poderá ter acontecido;
• o prazo de 24 horas para fazer o cancelamento do documento deve ter expirado, contado a partir da concessão da autorização de uso da NFe.

Quais são as questões legais envolvendo o estorno de nota fiscal?

Como as regras do cancelamento ou estorno e seus respectivos prazos podem alterar dependendo da sua localidade, tenha o apoio de profissionais especializados e que conheçam a legislação do seu estado.

Quais cuidados a empresa deve ter ao realizar o procedimento?

Além de observar a legislação específica do seu estado, também é crucial não confundir o estorno da nota fiscal com outros procedimentos, como:

• cancelamento: feito dentro do prazo vigente da UF e por qualquer motivo;
• inutilização: é feito quando a ordem da numeração fiscal das NFes for interrompida por motivos técnicos ou fiscais (como erro de digitação);
• carta de correção eletrônica: regulariza erros na emissão da NFe, exceto se dizer respeito ao valor do imposto, mudança de remetente ou destinatário e a data de emissão ou de saída da mercadoria;
• devolução: há rejeição do produto pelo destinatário ou erro de emissão;
• complementar: acrescenta informações faltantes à NFe, como valor do ICMS, quantidade de produtos etc.

Confundir esses termos pode gerar resultados diferentes do desejado e, consequentemente, trazer problemas legais para a empresa.

Como emitir a nota fiscal de estorno na prática?

Para emitir a nota fiscal de estorno corretamente, primeiro deve-se verificar a operação utilizada na NFe fiscal original — de saída ou de entrada. Na hipótese que a NFe tenha sido de saída, a de nota de ajuste será de entrada e vice-versa.

O procedimento para preencher o documento pode variar dependendo do estado e do Sistema de Gestão (ERP) utilizado pela empresa. Entretanto, de forma geral, os processos são similares ou até mesmo idênticos nos diferentes estados:

• a) finalidade de emissão da NF-e (campo FinNFe) = “3 – NF-e de ajuste”;
• b) descrição da Natureza da Operação (campo natOp) = “999 – Estorno de NF-e não cancelada no prazo legal”;
• c) referenciar a chave de acesso da NF-e que está sendo estornada (campo refNFe);
• d) dados de produtos/serviços e valores iguais aos da NF-e estornada;
• e) códigos de CFOP inversos aos constantes na NF-e estornada (p.ex., se for uma NF-e de remessa, então utilize um CFOP de retorno equivalente. Se for uma venda, utilize um CFOP de compra equivalente);
• f) informar a justificativa do estorno nas Informações Adicionais de Interesse do Fisco (campo infAdFisco).”

Estorno de venda não é devolução de venda

Um erro muito comum é achar que a operação inversa de uma venda é uma devolução de venda. O correto a ser considerado nesse caso é uma compra.

Você até pode pensar: mas a devolução de venda também não é uma operação inversa a uma venda? Apesar dela devolver os impostos, o estoque e o financeiro, o fisco não enxerga a devolução de venda como o mecanismo correto nessa situação.

Quer provar isso? Tente fazer uma NF-e com a finalidade 3-ajuste e com produtos que contenham CFOP de devolução de venda. A SEFAZ rejeitará a sua autorização.

Uma NF-e de devolução requer que você utilize a finalidade 4-devolução de mercadoria e, como já escrevemos acima, uma NF-e de estorno requer a finalidade 3-ajuste.