Guarda de Documentos e Prazos
Existem, basicamente, três dispositivos legais relacionados ao prazo de guarda da documentação comercial e fiscal, quais sejam:
- o art. 195 do Código Tributário Nacional (CTN), que determina que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os respectivos comprovantes dos lançamentos deverão ser considerados até o termo final de prescrição dos créditos tributários das operações a que se refiram;
- o art. 37, da Lei nº 9.430/96 determina que comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios;
- o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69 determina que o comerciante deve conservar em ordem enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes. Portanto muitos livros por serem também de natureza mercantil devem observar os prazos societários e da legislação comercial.
A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:
FEDERAL
| Documentos ou Arquivos | Prazo Mínimo de Guarda | Base Legal |
| Arquivos digitais e SPED: ECD/EFD/NFe | 05 anos (ver nota 2) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Comprovantes de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL) | 05 anos (ver nota 3) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos – DECORE | 05 anos | Art. 3º da Resolução CFC 872/00. |
| Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF | 05 anos | Art. 26 da Instrução Normativa RFB 1.033/2010, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Declaração do Imposto sobre Produtos Industrializados – DIPI | 05 anos | Art. 383 do Decreto 7.212/10 – RIPI, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Declaração Especial de Informações – DIF | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Declaração Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – DIPJ | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Declaração Imposto Territorial Rural – DITR | 05 anos | Art. 40 do Decreto 4.382/02 , art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Declaração Operações Imobiliárias – DIMOB | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica – DSPJ (Inativa e Simples) | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Demonstrativo de Apuração das Contribuições Sociais – DACON | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/1969. |
| Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/1969. |
| Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/1969. |
| Documentos relativos a retenção dos 11% de INSS sobre as NFs de Prestação de Serviços | 10 anos | § 11 do art. 31 da Lei nº 8.212/91. |
| Livro Diário | 05 anos (ver nota 2) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/1969. |
| Livro Razão | 05 anos (ver nota 2) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/1969. |
| Livro Registro de Inventário | 05 anos após o último lançamento (ver nota 2) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Livros de Atas de Assembleia | Permanente | Não há |
| Livros de Entradas e Saídas | 05 anos após o último lançamento (ver nota 2) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/1969. |
| Livros: Apuração do ISS e ICMS | 05 anos após o último lançamento | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Notas Fiscais e Cupons Fiscais | 05 anos (veja nota 1) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Orçamentos / Contratos de Obras | Até o final da garantia | Não há |
| Pedido Eletrônico de Restituição e Declaração de Compensação – PER-DCOMP | 05 anos | Art. 73 da Instrução Normativa RFB nº 1.717/17, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei nº 9.430/96 e o art. 4º do Decreto-Lei nº 486/69. |
| Processos Trabalhistas | Permanente | Não há |
| Prontuários de Empregados | Permanente | Não há |
Notas
1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.
2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.
3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.
TRABALHISTA
Em face do prazo prescricional para o ingresso de ação trabalhista previsto no art. 7º, inciso XXIX, da Constituição Federal/88, os documentos trabalhistas e previdenciários deverão ser conservados pelo prazo mínimo de cinco anos, contados da data do pagamento da verba ou de dois anos contados da rescisão contratual.
Nota
O art. 440 da CLT determina que contra os empregados menores de 18 anos de idade não corre prazo prescricional. Sendo assim, quando estes empregados completarem 18 anos é que o empregador deverá iniciar o “prazo de guarda” dos documentos que a estes se relacionarem.
Dessa forma, por disposição legal ou por uma questão de cautela, existem documentos que deverão permanecer arquivados por um prazo maior. Com base no exposto, relacionamos esses documentos.
| Documento | Prazo de Guarda | Base Legal |
| Previdência Social | ||
| – GPS original (Guia da Previdência Social); e – Folha de pagamento. | 10 anos | Lei nº 8.212/91, art. 32, § 11º |
| – Recibos de pagamento; – Atestados médicos; – Ficha de salário-família; e – Ficha de salário-maternidade. | 5 anos | Decreto nº 3.048/99, arts. 348 e 349 |
| – CAT (Comunicação de Acidente do Trabalho); e – Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS (salário-família e salário-maternidade). | 5 anos | Decreto nº 3.048/99, art. 348 |
| Documentos relacionados ao FGTS (*) – Depósitos do FGTS (GFIP). | 5 anos | Lei nº 8.036/90, art. 23, § 5º |
| Trabalhista | ||
| – Acordo de Prorrogação de Horas; – Adiantamento Salarial; – Autorização de descontos não previstos em lei; – Controles de ponto; – Contrato de trabalho e suas alterações; – Recibos de abonos pecuniários (férias); – Recibos de gozo de férias; e – Recibos de entrega de vale-transporte. – Aviso prévio; | 5 anos durante a vigência do contrato e 2 anos após a rescisão. | CF, art. 7º, XXIX |
| – TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho); e – Pedido de demissão e quaisquer outros documentos rescisórios. | 2 anos após a rescisão | CF, art. 7º, XXIX |
| Seguro-Desemprego | ||
| – SD (Requerimento de Seguro-Desemprego); e – CD (Comunicado de Dispensa). | 5 anos | CF, art. 7º, XXIX, e Resolução CODEFAT nº 467/05, art. 16, § 6º |
| Programa de Integração Social (PIS) | ||
| – Documentos comprobatórios dos pagamentos e da base de cálculo das contribuições. | 10 anos | Decreto-Lei nº 2.052/83, arts. 3º e 10, e Decreto nº 4.524/02, art. 94. |
| CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) | ||
| – Recibo de entrega, cópia do arquivo e extrato da movimentação processada. | 5 anos | Portaria MTE/GM nº 1.129/14, art. 2º, § 1º. As empresas já obrigadas ao eSocial estão dispensadas da transmissão do CAGED. A substituição do CAGED ocorrerá para as admissões e desligamentos ocorridos a partir de 01/01/2020 (Portaria SEPRT/ME nº 1.127/19). |
| RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) | ||
| – Formulário padronizado ou recibos de entrega do arquivo gerado em meio eletrônico – RAIS. | 5 anos | Portaria MTE/GM nº 1.256/03, art. 8º. Esclarecemos ainda que todas as empresas declarantes do eSocial, que se enquadrarem nos critérios descritos abaixo, estão desobrigadas de declarar a RAIS, e serão bloqueadas de declarar a RAIS pelo GDRAIS 2019 (Portaria nº 1.127/19): 1) Empresas obrigadas ao envio de eventos periódicos (folhas de pagamento), inclusive eventos S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos, em todos os meses do ano-base 2019 (jan a dez/2019); 2) Empresas criadas no ano-base 2019 e obrigadas ao envio de eventos periódicos (folhas de pagamento), inclusive eventos S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos, desde o mês de criação até dezembro de 2019. 3) Empresas encerradas em 2019 e obrigadas ao envio de eventos periódicos (folhas de pagamento), inclusive eventos S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos, desde janeiro de 2019 até o mês de encerramento da empresa. Vale ressaltar que as empresas acima mencionadas estão compreendidas nos grupos 1 e 2 do eSocial, conforme cronograma estabelecido pela Portaria nº 1.419/19. As empresas que não se enquadrarem nos critérios da desobrigação da Portaria nº 1.127/19, além de realizarem a declaração a RAIS ano-base 2019 pelo GDRAIS, devem enviar a declaração ao eSocial, conforme cronograma estabelecido pela Portaria nº 1.419/19. |
| Contribuição Sindical | ||
| – GRCS (Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical). | 5 anos | CTN, art. 174 |
| Salário-Educação | ||
| – Recibos de Salário-Educação – Documentos de convênios. | 10 anos | Decreto-Lei nº 1.422/75, art. 1º, § 3º, e Decreto nº 3.142/99, art. 1º |
| Segurança e Medicina do Trabalho | ||
| – Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). | 20 anos após a rescisão. | Portaria MTb nº 3.214/78, NR-7, subitem 7.6.1.1. |
| – CIPA – documentos relativos à eleição. | 5 anos | Portaria MTb nº 3.214/78, NR-5, subitem 5.40, “j”. |
| – CIPA – atas de reunião | Prazo indeterminado | Portaria MTb nº 3.214/78, NR-5, subitem 5.26 |
| – SESMT – Comprovante de entrega do Mapa Anual de Acidente do Trabalho. | 5 anos | Portaria MTb nº 3.214/78, NR-4, subitem 4.12, “j”. |
| – PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais). | 20 anos | Portaria MTb nº 3.214/78, NR-9, subitem 9.3.8.2. |
| – Declaração de instalação – estabelecimentos novos (NR-2). | Prazo indeterminado | Portaria MTb nº 3.214/78, NR-2, subitem 2.3 |
| – Resumo Estatístico Anual – empresas de construção civil (NR-18). | 3 anos | Portaria MTb nº 3.214/78, NR-18, subitem 18.32.2 |
| – Registro de Segurança – caldeiras e vasos de pressão (NR-13). | Tempo de manutenção do equipamento | Portaria MTb nº 3.214/78, NR-13, subitem 13.6.4. |
| Livros de Apresentação Obrigatória à Fiscalização | ||
| – Livro Diário. | 10 anos | Lei nº 8.212/91, art. 32, § 11º |
| – Livros de Inspeção do Trabalho. | Prazo indeterminado | CLT, art. 628 |
| – Livros de Registro de Empregados. | Prazo indeterminado | CLT, art. 603 |
Nota
(*) O Plenário do Supremo Tribunal Federal (STF) declarou a inconstitucionalidade das normas que previam prazo prescricional de 30 anos para ações relativas a valores não depositados no Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS). O entendimento é o de que o FGTS está expressamente definido na Constituição da República (artigo 7º, inciso III) como direito dos trabalhadores urbanos e rurais e, portanto, deve se sujeitar à prescrição trabalhista, de cinco anos (Recurso Extraordinário com agravo (ARE) 709212).
Assim, na modulação da decisão ficou definido que, para os casos cujo termo inicial da prescrição ou seja, a ausência de depósito no FGTS, ocorra após a data do julgamento (13/11/2014), aplica-se, o prazo de cinco anos. Para aqueles em que o prazo prescricional já esteja em curso, aplica-se o que ocorrer primeiro: 30 anos, contados do termo inicial, ou cinco anos, a partir do julgamento.